共有フォルダ活用の課題とショートカット機能

共有フォルダは非常に便利な機能です。フォルダ内に格納してあるパスワード情報などを一括して、チームや共有したいユーザーに対して、共有することが可能です。そのため、1つ1つのパスワード情報を共有するよりも格段に便利です。

一方で、共有フォルダだけでは、足りない部分もあります。例としては、

正社員には編集権限、業務委託の方には読み取り権限のみとして共有したい
複数の部署で横断的に利用するログイン情報をそれぞれの部署の共有フォルダに格納したい

こうした課題を解決するのが、今回ご紹介する「ショートカット機能」です。ショートカット機能は、あるパスワード情報をオリジナルとしたとき、そのオリジナルと同期しているコピーを作成することができる機能です。

このショートカット機能を利用して、作成されたパスワード情報（ショートカット）は

オリジナルが変更されると、同期し、変更される（例：パスワードの変更、IDとなるメールアドレスの変更）
ショートカット自体が1つのパスワード情報として、フォルダに保存したり、共有したりすることができる

という特徴が挙げられます。単純なパスワード情報のコピーだと1つ目の同期などができないため、元のパスワード情報を変更したら、コピーも変更しないとログインできないという弊害があります。しかし、ショートカットを活用するとそういった問題に悩まされる事はありません。

活用のイメージ

では、実際にどういった状況・目標に対して、「ショートカット機能」が有効なのか考えてみたいと思います。

想定するシチュエーションとしては、

正社員（以下、チームA）には編集権限を付与
業務委託契約の方（以下、チームB)に対しては、念の為のコンプライアンス施策として、パスワード情報に対しては閲覧権限のみ
上記の条件で共有したいパスワードは、1つだけではなく複数あり、共有フォルダを活用してフォルダの設定を通じて、一括管理したい

という状況を想定してみたいと思います。

通常ですと、Keeperの共有フォルダ内のパスワード情報などに対しては、編集や閲覧に関する設定は一括適用となります。そのため、チームA向けに編集権限を付与しようと、共有フォルダを「フォルダ内の情報」に対して編集可と設定すると、同じ設定がチームBにも同じ設定が適用されてしまいます。そのため、結局はそのフォルダをチームBには共有しないという判断もあり得ます。

検討: 同じパスワード情報を作成する

では次に、それぞれのチームごとに適した共有フォルダを作成し、そこに同じ情報を2つ作成して、それぞれ保存するケースを検討したいと思います。

この場合、権限の違う共有フォルダを活用することで、それぞれのチームに適したパスワード権限の管理を行うという目的は達成されます。しかし、それぞれのパスワード情報は別の記録として保存されるため、同期されません。そのため、当該ウェブサイトのログインパスワードを、変更した際に、それぞれ変更しなければならないなど、本来パスワードマネージャーとして解決したい、重要な課題を解決できないことになります。

また加えて、同じパスワードを持つ記録が複数存在すると「パスワードの使い回し」と判定されて警告が表示されることにもなります。

解決策：ショートカット機能を活用

チームごとに個別に権限を設定したい
同じパスワード情報なら、同期させたい

という課題を解決するのが「ショートカット機能」です。

ショートカット機能を活用すると、ある記録と同期するコピーを作成することが可能です。このコピー（ショートカット）は、別の共有フォルダに保管することができます。（なぜなら、ショートカット自体がちゃんとした1つの記録だから）

そのため、それぞれチーム毎に作成した共有フォルダに保存し、適切な権限下におくことで、当初の目的であった、編集権限のあるチームと閲覧権限しかないチームと言う運用が可能になります。

なお、複数の共有フォルダにショートカットを作成すると、Keeperのボルトでは以下のように表示されます。

他のパスワードマネージャーの場合

Keeper以外の主要なパスワードマネージャーでは、「ショートカット機能」は今の所ありません。（2023年10月時点）また、1つの記録を複数のフォルダに保存することもできません。

そのため、細かい権限設定などを行いたい場合は、Keeperをご利用頂ければと思います。

まとめ

いかがだったでしょうか？今回は、ショートカット機能についてご紹介しました。パスワードマネージャーも、適切な権限を付与しないと結局、セキュリティ上の抜け穴になってしまいます。ショートカット機能を活用することで、チームや部署、役職にあった適切な情報管理を実現することが可能になります。ぜひ、ご活用ください。

細かい設定・利用方法については、ZUNDAのサポートページにおいて、公開しております。

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